La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un tipo speciale di e-mail che consente di inviare/ricevere messaggi di testo e allegati con lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento.
L’Art 16 del DL 185/2008, convertito nella legge n. 2 del 28/01/2009, ha reso obbligatorio l’uso della Posta Elettronica Certificata per le aziende, le pubbliche amministrazioni e per i professionisti iscritti ad albi.

• Tutte le nuove aziende hanno l’obbligo di comunicare una casella di Posta Certificata al momento dell’ iscrizione al Registro delle imprese
• Le società già costituite, hanno tempo fino al 29/11/2011 per indicare la propria casella di Posta Certificata al Registro, mentre per i professionisti il termine è già scaduto

Con il sistema di Posta Certificata è garantita la certezza del contenuto: i protocolli di sicurezza utilizzati fanno sì che non siano possibili modifiche al contenuto del messaggio e agli eventuali allegati. Inoltre, in caso di contenzioso, viene garantita l'opponibilità a terzi del messaggio.

La PEC fa risparmiare tempo e denaro, perché permette di scambiare documenti con valore legale, evitando sia di recarsi personalmente agli uffici, sia di spedire raccomandate postali.
Alcuni esempi di utilizzo:

• Privati che vogliono evitare spese e code per l'invio delle proprie raccomandate.
• Aziende che desiderano sostituire la posta cartacea per semplificare i rapporti con clienti e fornitori.
• Enti pubblici che devono inviare comunicazioni ufficiali verso altri enti oppure verso i cittadini.
• Inoltro di circolari e direttive
• Integrazione delle trasmissioni certificate in software gestionali, paghe e stipendi, protocollo, gestori documentali, workflow
• Invio e ricezione di ordini, contratti, fatture
• Convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte
• Gestione di gare di appalto
• Privati ed aziende che devono inviare documenti alla Pubblica Amministrazione (accertamento tributario, etc.)